Chào các bạn, qua 2 bài trước, chúng ta đã hiểu Thời gian là gì? Tại sao phải quản lý thời gian? cũng như tìm hiểu những giá trị của thời gian và phương pháp xây dựng mục tiêu cho công việc của mình. Hôm nay tôi sẽ tiếp tục chia sẻ với các bạn bài viết về Phương pháp quản lý thời gian. Đây cũng là bài viết cuối của tôi trong chuỗi bài viết về thời gian, tôi rất muốn nhận được những góp ý và phản hồi của các bạn để bài viết được tốt hơn.

Thời gian của mỗi người đều như nhau (chúng ta đều có 24h/ngày) nhưng do đặc thù công việc của từng người nên mỗi chúng ta đều có cách quản lý thời gian khác nhau. Dưới đây là những cách giúp tôi quản lý thời gian hiệu quả.

Phương pháp đèn giao thông

Khi tham gia giao thông có 3 loại đèn mà chúng ta thường xuyên nhìn thấy đó là Đèn Xanh, Đèn Đỏ, Đèn Vàng… Đèn vàng là loại đèn báo tín hiệu chúng ta chuẩn bị dừng lại… đèn xanh là đèn báo chúng ta được tự do đi lại… đèn đỏ là bắt buộc chúng ta phải dừng lại.

Liên tưởng tới công việc của chúng ta cũng vậy, khi gặp đèn đỏ nghĩa là có công việc mà chúng ta bắt buộc phải làm. Nghĩa là khi liên tưởng tới đèn đỏ chúng ta bắt buộc phải làm việc đó ngay. Còn đèn Vàng nghĩa là loại công việc mà chúng ta nên làm, chuẩn bị phải làm.

Ví dụ như: Thứ 6 tuần sau chuẩn bị phải làm báo cáo… nghĩa là chúng ta có 1 tuần để chuẩn bị làm báo cáo… Còn đèn xanh nghĩa là công việc không quá quan trọng trong lúc này… và chúng ta có đủ thời gian để làm từng bước một…

===> Buổi sáng khi bắt đầu làm việc chúng ta phải xác định xem công việc nào là đèn đỏ chúng ta làm trước, công việc nào đèn vàng chúng ta chuẩn bị làm, và đèn xanh thì chúng ta có đủ thời gian để xử lý…

Xây dựng thứ tự ưu tiên

Đầu tiên chúng ta phải xây dựng công việc nào là Quan trọng, công việc nào có tính cấp bách. Kế đó chúng ta phải xác định xem công việc nào Quan trọng có mức độ cao, công việc nào quan trọng có mức độ thấp. Công việc nào có tính rất cấp bách cần làm ngay, công việc nào có tính cấp bách có thể làm sau.

Từ đây chúng ta sẽ chia ra các công việc hàng ngày theo loại A B C

  • Loại A: Công việc bạn nên tập trung hoàn thành việc khó và công việc này rất gấp, cần hoàn thành mỗi ngày.
  • Loại B: Công việc hàng ngày phải giải quyết, công việc rất quan trọng nhưng có nhiều thời gian xử lý.
  • Loại C: Công việc nên làm khi có thời gian, công việc này không gấp và ít quan trọng hơn so với các công việc khác.

===> Sơ đồ đánh giá việc nào là loại A B C

Hãy đặt ra câu hỏi việc này có gấp và có quan trọng hay không? Việc này bạn có cần hoàn thành nó ngay hôm nay hoặc có tính quan trọng là hoàn thành GẤP ngay bây giờ ==> công việc này gấp và cần xử lý ngay thì nó sẽ đưa vào loại A (cần xử lý ngay)

Nếu công việc có gấp nhưng tính quan trọng thì bình thường và có thời gian để xử lý ===> mình có thời gian để xử lý vậy nó sẽ được đưa vào công việc loại B

Công việc có phải thường xuyên phải làm hay không? Nó không quá quan trọng và là công việc hàng ngày thì nó sẽ là công việc loại C.

Xây dựng đồ thị thời gian cho công việc của mình

  • Việc rất khẩn cấp và rất quan trọng.
  • Việc quan trọng và ít khẩn cấp.
  • Việc khẩn cấp và ít quan trọng,
  • VIệc ít khẩn cấp và ít quan trọng.

Xây dựng Mục tiêu Smart

Smart = S + M + A + R + T

S = Specitic: Đặt mục tiêu cần có tính cụ thể, phải rõ ràng

M = Measureable: Chúng ta phải đo lường được công việc

A = Achievable: Có tính khả thi, công việc có khả năng đạt được và chúng ta phải xử lý và kiểm soát được vì nếu chúng ta làm 1 công việc quá dài thì nó sẽ khiến chúng ta bị lãng phí thời gian.

R = Result Oriented: Nhắm tới kết quả ==> khi làm phải nhắm tới kết quả mình muốn là gì

T = Time Bound: Công việc nào cũng vậy chúng ta cần có quỹ thời gian hạn định, phải luôn luôn kiểm soát hạn định và kiểm soát giới hạn không để nó vượt quá thời gian của mình. Vì nếu không kiểm soát thời gian thì sẽ gây ảnh hưởng tới các đồng nghiệp và đôi khi gây ảnh hưởng tới công việc chung một cách nghiêm trọng.

===> Khi làm thì cần xử lý theo mục tiêu Smart 🙂

Cần xây dựng lưới cải thiện năng lực

Xây dựng kế hoạch hoạt động theo 4 tiêu chí: Bắt đầu thực hiện, Thực hiện cách khác, Tiếp tục thực hiện, Ngưng thực hiện.

Bắt đầu thực hiện: Các hoạt động mới hoàn toàn, cần phải thực hiện trong tương lai. Công việc cần thiết rồi và chúng ta cần phải thay đổi và làm luôn.

Thực hiện cách khác: Các hoạt động hiện đang làm, nên được tiến hành theo một cách khác. Luôn suy nghĩ xem làm thế nào để làm một cách khác để tốt hơn 🙂

Tiếp tục thực hiện: Bất kỳ hoạt động nào hiện nay cần phải tiếp tục tăng cường hoặc cần phải làm một cách thường xuyên hơn.

Ngưng thực hiện: Các hoạt động hiện tại không còn phù hợp theo yêu cầu hoặc đã chuyển giao cho người khác hoặc cần phải tránh. Thường ngày chúng ta có rất nhiều công việc cần làm nhưng chúng ta ko hiểu phải làm nó như thế nào thì chúng ta cần ngưng thực hiện ngay. Nghĩa là ko cần thiết phải làm nữa vì nó ko còn hiệu quả, thậm chí công việc dù chúng ta có làm thì cũng ko có hiệu quả gì 🙂

===> Cần theo dõi Lưới cải thiện năng lực để quản trị thời một cách hiệu quả hơn.

Còn tiếp…